電子ファイリングソリューション

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	「非紙文書３原則」を実現する電子ファイリングソリューション

世の中の動きはペーパーレスに向かっています。　チケットもお金も株券もどんどん電子化されています
しかし、日常業務では相変らず紙文書が氾濫しています。　地球資源保護のため、自社管理費用削減のためにもペーパーレスの実現が望まれています。　まず自分で出来るところからペーパレスオフィスを実現するためのソリューションをご紹介します。

紙文書を作らないこと

すぐできることは、自社で利用する書類を減らすことです。
連絡事項、会議の資料、管理資料などをパソコンで作成し、印刷して保管していませんか？
お客様への連絡、資料、見積書、な数多くの書類を印刷し、郵送、あるいはFAX送信していませんか？
これからは、広く会社、商品紹介を行うためには、自社ホームページの利用、顧客への資料送付は電子メール、連絡も当然電子メールという時代になっています。
メールに添付する資料には、ＥＸＣＥＬ文書をそのまま添付すると修正できてしまいますので、PDF形式の文書にするのが普通です。　このツールとしてAdobe社のAcrobatというソフトが有名です。　原本のＥＸＣＥＬシートとPDF文書を保管し、紙で保管するのはやめましょう。

紙を作らせないこと

自社と同じ課題を抱えているお客様も紙を削減しようとしています。　自社都合で紙を提出するよう要求していませんか？
保険の契約書や法的に決められているものは別ですが、極力電子ファイルでの受け付け、あるいはホームページからの受付を可能にしてあげることが大事です。　
見積書、提案書など何度もやり取りがあるものは電子ファイルでのやり取りで十分でしかもタイムリーにできます。しかもFAXより安全で通信費も安くなります。

紙を持ち込ませず

自社で努力しても持ち込まれる書類が膨大な量になります。　これをそのまま紙のまま保管するは止めて、電子化し、ファイリングシステムで管理し、紙はリサイクルにまわしましょう。
省スペースの実現はもちろんですが、文書の共有や検索、閲覧が各自の席から自由に出来るようになります。　また、データーのバックアップを定期的に取り、別の場所に保管することにより、災害発生時のリカバリーや、権限の設定により情報参照の制限を掛けられますのでセキュリティー面でも安全です。

紙を電子化する　コンパクトイメージスキャナー

紙文書をなくすためには捨てるのが一番です。　捨てる前に電子化してコンピューターで管理できるようにする必要があります。　そのための機器がイメージスキャナーです。
最近では、プリンターと一体になった物がありますが、できれば自分の手元に置いておき、その場でスキャンし、紙を処分出来るようにすると便利です。　また、スキャンするときも、ＦＡＸと同じように書類をまとめて積んで、読み込みボタンを押すだけという簡単操作の機器を選ぶと便利です。
そこで、お薦めするのが、株式会社　ＰＦＵが製造、販売している　Scansnapというコンパクトな機器です。　詳細仕様は、こちらでご確認ください。
このスキャナーには、パソコン文書をＰＤＦに変換するAcobt Standard が同梱されているモデルもあります。

簡単にファイリングが出来る　楽々ライブラリー

スキャナーで電子化した文書やパソコンで管理している文書を見やすい形で、しかも簡単な操作でファイリング、閲覧できるシステムとして、株式会社　ＰＦＵが開発、販売しているソフトに「楽々ライブラリー」があります。　一目で分かる、書庫、バインダー形式で管理し、追加文書は挿入したいページを開きスキャナーの読み込みボタンを押せば、そこに保存されます。検索機能もありますし、文書共有機能もあります。詳細な説明はこちらをご覧ください。

電子ファイリングシステムの　ご注文はここからできます

トムソンネットでは、この電子ファイリングシステムの取り扱いをしております。
おすすめ商品は、次のものです。
１．scansnap S510 と　楽々ライブラリーのセット商品。　Acrobt Stndard、名刺管理ソフト同梱。
２．scansnap S300 と　楽々ライブラリーのセット所品。　名刺管理ソフト同梱。
３．機器単体、ソフト単体でも販売可能です。

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