保険代理店経営者のためのシステム講座

Salesforce による代理店システム事例

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保険代理店経営者のための　システム講座　　２００８

近年、企業経営にとって　ＩＴの活用、各種システムの利用は　非常に重要な経営課題になっています
保険代理店経営においても同様です。　しかし、日々進化するシステムをどう利用したらよいのか、話題のシステム、サービスがよくわからない、という経営者がほとんどです。
トムソンネットでは、そのような代理店様向けに、システム支援サービスを行っています。
このページは、簡単なシステム関係の話題を記事として作成しています。　参考になれば幸いです
なお、記事は、トムソンネット　鈴木邦朗　が作成しています、思い込み、勘違いがあった場合はお許しください

	保険代理店システムとは	2007/12
	最近、多くの企業においては、社内情報インフラとして、社内ＬＡＮに接続された、各自のパソコンがあり、メールやＷＥＢを見る環境が用意され、あわせてオフィスツールも利用できるようになっています。情報共有の仕組みとしてグループウエアを利用している企業も増えてきました。また、自社ホームページを開設し情報発信しています。更に、これを営業ツールとして使っている会社もあります。先進的な損保代理店も、同様の環境になっていると思いますが、損保代理店の場合、これらのシステムに加えて損保会社が提供している｢代理店システム｣を利用しなければ仕事ができません。場合によっては、このシステムだけでよしとしているケースがあるかもしれません。そのような代理店経営者の方々は、保険会社提供のシステムですべて賄おうと考え、保険会社に機能追加、改善を要求してきたのではないでしょうか、その結果、機能豊富で高信頼なシステムがほぼ無料で利用できるようになっています。専属代理店の場合は、これでよいかもしれませんが乗合代理店の場合、情報共有の仕組みはどこか１社のシステムにのせるのでしょうか。経営者は少し先を見て、一般企業と同様、自社の情報インフラ、ＩＴ化に投資する必要があると思います。私の考える、代理店業務支援システムの必要機能は次のものです。 ①保険契約業務 ②顧客情報管理 ③社内情報管理 ④コミュニケーション ⑤管理業務 ①保険契約業務処理は、当然、保険会社提供の｢代理店システム｣を利用しますが、その他の処理もこの｢代理店システム｣に期待しますか？一方、コンプライアンス遵守、個人情報漏洩防止、サイバーテロ防止など様々なリスクから守る対策も要求されています。また、損保業界では新商品の開発、業務処理の改革などが急ピッチで進められていますので、それらの変化にも対応していかなければなりません。このような状況でシステム導入、構築にあたりどんなシステムを選べばよいのか、それを買うのか、作るのか、利用するのか、いろいろな方法があります。次回、以降、このコラムで②～⑤の処理をなるべく安く、安全に実現するヒント、提案をしてみたいと思います。併せて、利用すると便利なＷＥＢサービスやソフトウエアツールの紹介も紹介します。

	サービスを利用する時代	2008/1
	最近、新聞や書店でよく見かけるキーワードがSaaS（サース）です。　 SaaSシステムといえばセールスフォースドットコム（Salesforce.com）が先駆者として有名で、日本郵政　郵便局会社が顧客管理システムとして、60000人以上の社員がこれを利用して、情報共有を実現していますし、損保業界、金融業界での導入事例もあります。このSaasS(Software as a Service)とは、必要に応じてベンダーが提供しているサービスを利用する方式です。つまり、サーバーやパッケージソフトを購入、あるいは自社システムを開発するのではなく、業務システムを毎月サービス料を払って利用できます。自社に必要な設備はパソコンとインターネット環境だけでよいので大企業でなくても導入可能です。損保業界の業務で利用できるシステムも増えています。前述したセールスフォースによる顧客管理をベースにした営業とバックオフィスでのコンタクト情報管理、満期更改業務の進捗管理など様々な業務に利用されています。コールセンターを実現するCTIシステムもサービスとして提供されていますし、財務会計、人材教育、文書保管などのサービス商品を組み合わせることにより自社の業務システムが実現できるようになっています。　このサービスを利用する最大のメリットは、既存のサービスを組み合わせることにより更に便利になるということです。実際、セールスフォースでは顧客情報を元にGoogleの地図表示や乗り換え経路探索と連携する仕組みなどがあります。　同様に、既存の自社システムあるいは保険会社のシステムとデーターの連携が出来るということです。しかし、既存の保険会社のシステムはデーターの取り出しはできますが、入り口（データー取込み）がないシステムがほとんどです。更に、残念なことに交換するデーターの標準化が出来ていませんのでしばらくの間は既存システムとSaaSシステムの間にこれを変換する仕組み作りが必要になります。最近の損保業界のような変化が速く激しい時代のシステム導入にあたっては、トータルシステムを１つのシステムで実現しようと思わず、SaaSを利用して最優先課題の部分から解決しているという方法もあるということを覚えておいてください。

	紙文書をどうする	2008/3
	保険業界に限らず、多くの会社で課題となっている「紙文書」の管理システムについて説明します。保険業界では、保険契約申込書をはじめとして証明書類、提案見積書、会社間の連絡用文書など、その種類も量も膨大に発生し保管しているのが現状です。紙のままでの運用でのリスクは、紙からの情報漏えいや事故による紛失などがあります。ある情報セキュリティー会社の調査結果によると紙からの漏洩が44％でトップ。ついでｗｅｂ経由22%，ＰＣ本体経由11%となっており、紙で保管するリスクが高いという結果が出ています。一方、紙で保管することによる経営上の不利な要素として、その保管場所の費用はもちろんですが、社内での情報共有ができないこと（特に複数拠点ある企業）や探し出す手間とその間の顧客サービス低下という課題があります。このような紙文書を電子化して管理する電子ファイリングシステムはかなり昔からあります。最近では、多機能複合機のスキャン機能とファイルサーバ連携システムが出てきました。また、昨年ＲＩＮＧの会オープンセミナーで出展されていたコンパクトで安いイメージスキャナとファイリングソフトなど導入しやすいシステムも出ています。前回までの記事で、顧客管理システム、業務活動を「見える化」する仕組みについて書いてきました。これらのシステムは、数値化、テキスト化された情報（手で入力したもの）を管理するものです。しかし、手書き情報（メモや筆跡、印影）まではこのシステムに取り込むことは不可能です。紙文書を保管しておく理由はここにありますし、電子ファイリングシステムの必要性があります。従来は、デジタル情報管理システムとイメージファイリングシステムが独立して存在してきましたが、これからは、企業内情報を統合的に管理する仕組みとして、「ＥＣＭ（Enterprise Contents Management）システム」の重要性が注目されています。このシステムを実現するために、新しく両方の機能を取り込んだシステム開発をする方法もありますが、膨大な費用と時間が必要になります。私が提案したいシステムは、前回、説明したＳａａＳに方式によるシステム同士の有機的な連携で実現する方法です。顧客情報管理、活動管理システムはSalesforceなどで実現しています。 SaaS方式による電子ファイリングシステムも近いうちに登場すると思います。そうなると、自社内にサーバ設置が不要になり、複数拠点間でのデジタル情報、イメージ情報の共有が可能になり安全で効率のよい経営環境が整備できます。参考情報電子ファイリング　http://www.pfu.fujitsu.com/products/raku2library/ ECM　http://www.ecm-portal.jp/

	米国の代理店システム事情	2008/4
	米国では、保険会社が代理店システムを提供することはありませんので代理店は、自費で代理店システムを購入、導入しています。多くのシステムは、顧客ごとに契約情報や活動情報を整理して管理する機能に加え、保険会社とのデータ連携の機能を用意しています。これを実現するのがACORD標準データフォーマットです。日本では保険会社が代理店システムを提供しているため、このようなデーターフォーマットの標準化は必要がありまえせんでした。　しかし、他の業界、例えば家を購入したとき契約書を作成しますがここに記載されている物件情報、顧客情報はこの物件に掛ける保険契約でもほぼ同様の記事で契約書を作成する必要があります。こんなとき、データーの標準化が出来ておれば、不動産契約書の項目を保険契約の項目としてそのまま利用できるようになりますので再入力する手間とミスを大幅に軽減することができます。米国では、代理店システムと保険会社システムをオンラインでつなぐのではなく、データーで連携していることの方が多いようです。今回ボルチモアで視察に行った、社員３０名の代理店でも代理店システムを導入し、顧客情報、契約情報などのデーターベースに加え、入力の手間を省き情報共有を実現するために保険証券などの紙文書を富士通製イメージスキャナで取り込み、PDF文書にして共有する方法を取っていました。このPDF文書管理は代理店システムとは別のファイリングシステムを利用していますが、情報の関連付けは行っており、顧客情報から参照ができるようになっています。紙文書の入力は、一人の担当者がまとめて行っており、代理店システムとの関連付けを行っています。　入力した紙文書は２ヶ月は残しておき、それ以後は廃棄するルールになっているとのことでした。日本では、何でもできる一つのシステムで対応しようとしがちですが、これからは複数のシステム間で標準フォーマットのデーターを連携するというシステムが導入費用も少なく、柔軟性もありますので増えてくるものと思います。紙文書の電子化は　e-japan、e-文書法対応でPDFベースの標準化が完了しています。業務用のイメージスキャナーもこの標準フォーマットのＰＤＦ文書の作成ができます。まず、紙文書を電子化し紙の保管量を削減しましょう。その後、自社で利用している代理店業務支援システムとの連携を検討したらいかがでしょうか。そのためには現在の紙ベースで行っている業務処理の見直し、業務フローの作成を行い業務の標準化をはかれば、システムの選択、導入も容易になると思います。

	アイデアを整理するマインドマップ	2008/5
	アイデアを整理する方法仕事をしていると、新しいビジネスプラン、商品戦略検討、採用計画、、、など、アイデアを整理してまとめること場面がたびたびあると思います。　プランや計画が出来ていれば、計画書などのテンプレイトに清書すれば終わりですが、通常は、数多くの未決定事項を調査、検討、決定していく必要があります。　例えば、自社商品を展示会に出展し、商品の売込みを行うというイベントを計画するとき、いろいろ決めることがあります。　どの商品をアピールするか、イベント費用は、要員計画は、など沢山あります。　これら決定すべき要素を明らかにし、漏れが無いように決めていく場合、一目で把握でき、作成、修正、移動が簡単にできるツールがあると便利だと思いませんか。同様に、思いついた抽象的なアイデアを徐々に形にしてニュービジネスの計画を立案するときも同じようなステップを踏みます。マーケット規模、商品の強み弱み、販売価格、開発、販売、サポート体制、要員計画、投資額と収益計画など幅広い角度で検討、決定していきます。これらは相互に関連しており、一つ直すと関連情報の修正も必要になります。最近、書店に「マインドマップ」というタイトルの本が目につきます。このツールは、アイデアの整理だけでなくシステム開発に際し、要件の整理などにも使える　作図、編集ツールです。目標、目的を図の中心に書き、それを実現するための各種要件を放射状に書いていく方式で、相互の関係や課題、解決策などを階層的に記入できます。この説明は、文字ではわかりにくいと思いますので、次のホームページを見てください。 http://jude.change-vision.com/jude-web/product/think.html このページの下の方に、夏休みの旅行計画　というマインドマップ図がありますし、作成方法の説明もあります。　これ以外にも利用事例がありますのでどんなものか雰囲気はわかると思います。この図を、紙に手で書いたり、EXCELのオートシェイプなどで作成していると挿入や移動が大変です。　マインドマップ作成専用のソフトが数多く出ていますのでこれらのツールを利用するのがお薦めです。以前にも書きましたが、システムの導入にあたって大事なことは、システム化の目的、解決すべき課題、予算、スケジュール、要員計画、データーの整理など数多くの検討課題がありますが、これらに加えて一番大事なことは、システム化対象業務の標準化をしておくことです。例えば、担当者、部署の職務内容、作業内容と手順、業務に関連する書類の取り扱い方法、関連部署、外部企業とのデータ連携方法、業務、活動報告の記入内容とルール化など沢山あります。これらを決めるときに、整理するツールとして、このマインドマップが便利だと思います。　まず考えられる要素を洗い出し、整理し、検討すべき要素に抜けがないことを確認したあと各種手順書を作成し、それを元にシステム化をするというステップを踏むべきだと思います。一般的なシステム導入方法は、導入時にシステム化のために業務分析し、ルールを決めて、それを実現するシステムを開発する場合が多く見られます。　大体において業務運用がうまくできず失敗することになります。システム導入を成功させるためには、マインドマップようなツールを利用して自社業務の整理、見直し、標準化、明文化をし、それに従った業務運用が出来ることを実証してからシステム導入するという手順をお薦めします。

	ＩＴを活用して省力化とペーパーレスを	2008/6
	株式会社　ＰＦＵのITソリューションフェアー、ＩＩＡＢ日本協会主催セミナーに参加しペーパーレス、省力化システムの最新事例とそれを使っている事例を見聞きしましたので紹介します。最近　店舗、公共施設でよく見かけるようになった機器に、ＫＩＯＳＫ端末がある。画面にタッチパネルが付いており簡単に操作できる装置です。磁気カード、ＩＣカード、バーコード入力装置や小型プリンターなどがセットになっており特定のサービスを提供できるシステムです。見かけ、操作性は銀行のＡＴＭと同じようなものです。ラインアップも居酒屋、回転すしのテーブルにある注文用のものから、空港や家電量販店にあるマイレージ登録用、デジカメ印刷用、病院の再来受付機、ホテル、ゴルフ場などでの精算業務用と応用範囲は非常に広がっています。機器本体も、テーブル上に置くものから専用スタンドと一体型のものまで豊富なバリエーションがあり、本人認識のため、免許証を読み取り偽造判定、文字認識などができる端末も登場しています。保険業界でも店舗での商品紹介、相談受付をはじめ保険契約締結、更新処理などまで応用範囲が広がるかもしれない。　実際、貸金業ではＫＩＯＳＫ端末応用システムにより無人店舗での審査、貸出しが実現しています。　法律の問題、販売商品の問題など課題はあるかもしれないが、不可能とは思えない。参考サイト　　http://www.pfu.fujitsu.com/kiosk/ 次の話題、ＩＩＡＢＡ（米国独立代理店協会）日本協会主催のセミナーでハワイの大手保険代理店　BIS社の事業内容、経営方針、組織運営などが紹介され、その中に生産性の最大化と競合に勝つための要因、というプレゼンがあった。そのポイントとは、テクノロジー、作業の流れ（ワークフロー）の効率化、スキャンによる人件費の削減、ＶＯＩＰ、ニッチ市場、PR　などがあげられた。注目ポイントは、スキャン（紙文書のスキャナーによる電子化）の活用である。書類のままではファイリングの手間が掛るうえ、複数の社員が同時に参照できないだけでなく、目的の書類を捜す時間がかかること、紛失、情報漏えいの危険性もあり、解決すべき課題の一つになっている。筆者が訪問した米国の多くの保険代理店でもこのスキャニングドキュメント管理システムを導入しており業務処理の一部として定着していた。企業規模が大きくなり、社員が多くなればなるほどドキュメント共有の効果は絶大だ。現状では米国の多くの代理店で、代理店システムとは別にドキュメント管理システムを導入しているが、まだシステム連携が出来ているところは多くないようだ。ところが、この直接連携を可能にするドキュメント管理システムをＰＦＵ社のイベントで見つけた。　ＰＦＵのシステムは、既存システムのプログラムを変更することなく、ドキュメント管理システムと連携できる仕組みを持っている。　例えばお客様の契約画面を開き、画面をクリックすると手書き契約書を表示したり、各種証明書を表示することが出来るようになる。まさに、以前紹介したＥＣＭ（EnterPriseContanntsManagment）システムが実現できる。まだ、ドキュメント登録時の操作性、性能、導入費用などの検証はしていないが、保険業界だけでなく広く需要があるシステムだと確信しているので、今後注目してフォローし、再度　レポートするつもりだ。

	Salesforceを利用した代理店業務支援システム　導入事例	2008/7
	今まで、このコラムで保険代理店のシステム導入の考え方、システム、スキャナなどの紹介をしてきました。今回は、実際にシステムを導入して活用している企業の導入事例を紹介します。三重県　松阪市で生保、損保の代理店（乗合、社員４名）を経営している　FPタケハナ　さんは、今年５月にSalesforce グループエディションを導入しました。昨年のＲＩＮＧの会で、コンパクトスキャナーとSalesforce を知り、スキャナーとファイリングシステムはすぐ導入し紙文書の電子化保存に利用しましたが、Salesforce の導入にあたり１年間準備をしてきました。まず、業務処理の標準化、営業活動の管理方法、業務連絡の方法などを検討し、実際に紙ベースで試行、実運用してきました。そして、自社の業務管理のやり方を実現できるシステムとしてSalesforceを再度検討し、適当だということで導入を決定しました。 Salesforce には、豊富な機能がありますが、導入の目的に必要な機能、管理情報だけを利用し、今までやってきたことを最優先で行うことにしました。新しい顧客の獲得は簡単にはできません。現在の顧客に関する情報を一元管理、特に生保、損保などの付保状況を管理しクロスセル活動に特化し、それを管理するのに最適な方法（入力負荷、集計、分析の容易性など）を考えてＤＢをカスタマイズして実現しました。 Salesforce では顧客情報とその顧客に関する活動を関係つけて管理しますので、営業の活動はもとより、事務所で電話を受けたり、来店対応した情報をすべてその顧客に関する活動として管理します。その他　グループウエアとしての機能がありますので社内の情報管理、連絡にも便利です。また、その顧客に関する資料を添付ファイルとして管理できますのでここでスキャナが有効になります。代理店システムというと必ず出てくるのが契約情報の管理です。保険会社のシステムからSalesforce に契約データを取り込むことはできますが、契約処理業務は代理店システムを利用して行うのですから、契約の管理はそちらに任せることにしました。この割り切りが大切です。まだ、ＦＰタケハナさんでは本格運用してまだ時間が経っていませんが、もう次の機能拡張を計画するほど使いこなしております。　今回、このコラムで事例を紹介した目的は、システム導入する目的の明確化と業務の標準化を行うことが大切で、システム導入はそれを実現するために利用するということです。また、目的、目標、活動方法などは随時変化するのが常ですので、その都度システム機器の変更や、ベンダーによるソフトのバージョンアップやカスタマイズが必要のないシステムを導入することが、大切です。この事例のSalesforce は、SaaS（ソフト販売ではなくサービス提供）方式ですのでシステム機器のメンテナンスは不要で、ＤＢや帳票のカスタマイズ、作成は利用者が自由にできますので、保険代理店　業務活動支援システムのベースとして便利なシステムだと考えてご紹介しました。

	文書の一元管理と共有に便利なシステムの紹介	2008/8
	今回も代理店業務を便利にするシステムの紹介をします。代理店に限らず、業務活動に伴う文書はますます増加の方向にあり、この管理方法に頭を悩ましているという話をよく耳にします。企業における　文書を整理してみると、お客様などから預かった申込書、確認者、各種証明書類　や　保険会社、お客様などへ提供した書類の控え、社内で作成した管理資料、報告書、日報などに分類できます。多くの企業では、これらの文書をバインダーに綴じ込み、お客様別、日付別、種類別に書庫に保存していることと思います。この方法の便利な点は、ほしい文書がすぐ取り出せるというところです。ただし、管理ルールがあり、ルールどおりきちんと登録されていることが前提です。課題は、他の人が取り出していると見ることができないこと、その事務所以外では見ることができないこと、再利用できないこと、そして保管場所スペースが必要になることです。最近では、社内にファイルサーバーを設置し、ドキュメント管理システムを導入してパソコンで作成した文書ファイル、スキャナで取り込んだイメージ文書を一元管理している企業も多くなっています。これにより、保管スペースの課題、事務所内での文書共有の課題がクリアされました。しかし、新たな課題が発生しました。複数の拠点を持つ大型代理店では、インターネット回線を経由してサーバを設置している事務所に接続しなければなりませんので外部からのアクセスを可能にする仕組みが必要になり、リスクが発生します。　また、ファイルサーバのデーターバックアップ作業、及び媒体の保管が必要になります。この課題を解決できるシステムが登場しました。今年の、ＲＩＮＧの会にも出展していた日立情報システムズ社が始めた、Document Mate　というシステムです。前回紹介したSalesforce と同様、自社設備不要でサービスを利用するＡＳＰシステムです。　厳重にセキュリー管理されているデーターセンターでこのドキュメントサービスを提供していますので、安心して利用できます。しかも、使い勝手は、パソコン上でバインダーを開き、パソコンファイルやスキャナー取り込み文書を登録して保管したいキャビネット、書庫に保存できます。閲覧は、パソコン画面の書庫、キャビネットからバインダーを指定して文書を見るという操作で行えますので初めて使う人にも抵抗はありません。また、定型文書のひな形などもワード、エクセルの原本と共に印刷イメージを一緒に保管していますので、簡単に探せ、編集ができます。このシステムで文書の検索もできますが、自社で利用中のシステムと連携する機能も用意しています。たとえば、Salesforce の顧客情報や契約情報に申込書控え　などという項目を追加して、この文書システムへのリンク情報を張り付けるだけ顧客情報と文書情報の連携が可能になります。　以前紹介した、ＥＣＭ（Enterprise Contents Management）システムが簡単に実現できてしまいます。これは、Salesforce もDocumentMateもGoogle　と同じようなWebサービスだからできることです。　世の中、買って持つ時代から、選んで利用する時代に変わりつつあります。

	顧客、契約管理システムの課題	2008/9
	筆者は、これまでSalesforce を使ってプロ保険代理店、機関代理店、保険会社さんなどへの顧客情報、契約情報管理と活動の管理をするシステム構築を行ってきました。 Salesforce では、顧客（法人）ー（顧客の従業員）ー　契約　ー　活動　という階層で管理することができ、管理したい項目は自由に増やすことができますので、この仕組みで、顧客（契約者）に関する、複数の保険契約情報、特定の契約に関する活動（更改、事故対応など）を管理でき、契約者からの問い合わせ、営業担当の対応状況などが整理されて管理できます。管理する仕組みができたあとの最大の問題は　顧客情報と契約情報の入力です１顧客、１契約ごとに画面から入力はできますが、とても大変です。代理店では、保険会社提供の代理店システムから契約情報は取り出せますし、共同ゲートウエーを利用すれば代理店システム提供会社以外の契約データーも入手できますので、これを利用するのが便利です。このデータは契約データーですので、これをもとに、顧客情報と契約情報に分割してSalesforce に登録しますが、問題は”名寄せ”処理です。契約者名は、検索しやすいようにカナで管理することが多いのですが、同姓同名も多くなり、契約者と契約が間違えてリンクされることがあります。　氏名、生年月日、住所などで同一人の特定を試みますが、引っ越したり、結婚して姓が変わることもあります。また、機関代理店で社員番号で一元管理されていそうなものですが、同様の課題が発生しています。　近年、企業の統合、分割などが頻繁に行われ、転社、出向などにより、この従業員番号ですら一意にならない状況が発生しています。どこでも必要になるこの”名寄せ”処理に膨大なコストがかかっています。保険会社、代理店などのシステムの開発費用、担当者による確認、修正作業費用と処理時間などすべてコストです。社会保険庁では、名寄せができていないために社会的に大問題になり、巨額な開発を行っていることはご存じだと思います。しかし、個人を特定する情報（国民の背番号）がない以上、どんなにお金を掛けても完璧に名寄せすることは不可能です。この社会的ロスを削減するためには、なぜか導入されない”国民総背番号制”を導入するしかないと考えます。番号自体には意味はありませんので、これで個人が特定できるわけではありません。　この番号は名前の一部だと考えればそんなに抵抗はないと思うのですが、なぜ抵抗するのか私には、理解できません。保険業界に絞って考えれば、契約者が申込書に氏名、住所と　この番号を記入することで顧客が特定できます。これにより未払い、不払いも減り、よりよい顧客サービスも可能になると思います。保険、銀行、証券など金融機関だけでも導入できないものでしょうか。　税金の電子申告では利用されていますので不可能な話ではないはずです。

	Google化とは	2008/10
	週刊ダイヤモンドの9/27号　で儲かる会社の「グーグル化」大革命　という特集がありました。この記事の中で、「超」整理法　で有名な　野口悠紀雄氏が　これからは「超」「超」整理法　として, ｢どんなものでも分類して管理するな、ため込んで検索せよ｣と言っています。　私もそう思います。それを実現する、Googleは検索エンジンとして、用語や地図、写真、最近はgoogleストリートで有名ですので知らない人はいないと思います。そのGoogleを企業で利用しようという趣旨の記事です。ところで、最近、ＩＴ業界のキーワードでよく出てくる言葉に、「クラウドコンピューター」があります。 ASP、SaaS　と同様、自社設備ではないコンピュータ資源を使うという意味ですが、クラウド（雲）の先にあるサービスを活用することをこう呼んでいます、その代表がGoogleであり、amazonでありSalesforce です。 Googleは、個人ユーザ向けサービス、に加え、企業向けのサービス(Google Apps)を提供しています。通常、自社のホームページや、メールアドレスはプロバイダーに依頼して、ドメイン名を取得してもらいますが、同じ様にGoogleのサイトに自社の会社名などでサイトを登録することができます。このサイトは、ID、パスワードで保護されていますので、社内の情報共有サイト（イントラネット）として利用できます。スケジュール管理、メール、文書管理のほかGoogleが提供している各種サービスが利用できます。しかも、自社ドメイン名を登録、維持する費用は年間　1000円だけです。メールアカウントは、２００人まで登録できます。大企業では、多くの会社がグループウエアを導入していますが、これと同じようなことができます。　ＳＦＡ、ＣＲＭをターゲットとした、SaaSで有名な　Salesforceは、小規模ユーザー（最大５ユーザ）向けにキャンペーン期間限定価格を設定（月額1000円）してきました（定価　月額2000円）。米国では、この小規模システムをうまく利用している企業が多いようですが、日本の企業にはあまり普及していないようです。これは、システム問題というより、Salesforce の代理店の販売手数料が安いのでより高額な商品を売っているためだと推測します。このシステムを導入した後、規模拡大、機能追加が必要になった場合は上位システムにグレードアップでき、顧客情報、活動情報などはそのまま引きつなげますので安心です。このSalesforce とGoogleは雲の先で連携していますので、お客様の住所を元にGoogleの最新の地図や写真をSalesforce の画面に表示できます。今まで、何度も書いてきましたが、もはや自社サーバーを導入する時代ではありません。自社で管理するより、しっかりしたサービス会社の施設と要員で管理されたコンピュータのほうが安全、安心、しかも安いのです。大企業では膨大な費用をかけて実現していることが、少しの費用と時間で実現できます。これを利用しな手はないと思います。考えすぎて動けない人のために　「すぐやる！」技術。（日本実業出版社　久米信行著）という本が出ています。

	システム導入を成功させるには	2008/11
	１０月中旬、ＮＨＫテレビの番組　クローズアップ現代でクラウドコンピューターが取り上げられました。その中で代表的なシステムとしてセールスフォースが紹介されました。これを見た知人から、数件の相談がありました。　改めてＮＨＫの影響のすごさを実感しました。セールスフォースは、パッケージソフトではなくSaaS方式システムだということは何度も書いてきましたので、ご存じだと思います。プログラム開発が不要ですので導入は比較的容易にできますが、やはり会社の業務を管理するシステムという点では従来のシステム導入と変わりがありません。今回は、システム導入を成功させるポイントについて説明いたします。成功のポイントは、以下の　５つが重要だと考えます ①ビジョンと戦略　②評価指標　③定着化　④業務プロセス　⑤ロードマップ ①ビジョンと戦略を決める企業経営におけるビジョンを明確にすることは社員の活動指標になりますので非常に重要です。　また、それを実現するための戦略を立案し社員全員で共有することも重要です。この戦略に基づいて中期計画、年度計画を立案し、それに基づいて活動方法や社内の体制、管理の方法などを決めてシステム構築、導入すると手順になります。まず、計画の立案です。 ②評価指標の決定と管理方法を整備する活動計画が決まったら、その成果を評価し、計画との差異を把握、軌道修正できる仕組みが重要です。そのために、評価の指標（KPI）を決めます。たとえば、新規顧客獲得の成果指標であれば、新規顧客の絶対数や伸び率、既存顧客へ保険商品追加販売であれば契約の伸び率、種別割合などなどいろいろ考えられます。また、財務的な指標であれば手数料収入の伸び率、経費毎の削減率などの指標と目標数字を決めることが大切です。システム導入の目的は、日々の活動を支援するとともに、その実績を管理、集計できるようにすることにあります。評価指標を決めないと、システムで管理する項目を決定できません。 ③定着化システムを導入した後、それを社員に定着化させることが大切ですが、結構大変なことです。まず、システム導入の目的と機能、使い方を認知してもらいます。次に、自分の業務役立つことを実感してもらうための自動、サポートを行います。これができたら、業務改善、システム機能への積極的な提案を引き出し、反映させるというようなステップが必要です。せっかく導入したシステムですが、いきなり全社員に、全機能を完璧に使ってもらうことは無理だという理解をしておくことが必要です。 ④業務プロセス改善システムを使っていると、今の業務プロセスでよいのだろうか、こうしたらもっと効率が上がるのではないかという気付きが出て来るはずです。定期的に担当者からそのような意見、提案を聞き、業務プロセスを改善、合わせてシステムの改善を行うという作業が、重要です。従来のようなパッケージやプログラム開発が必要なシステムでは速やかな対応ができませんのでシステムの進化が止まってしまい、使われないコンピュータと言われれるようになってしまいます。、 SaaS方式であれば業務改善に合わせて、随時対応可能ですのとても便利です。 ⑤ロードマップ中期計画に基づき、システムの整備を計画的に行うわけですがすべての機能を実現してから使い始めるのではなく、最重要な部分から利用を開始し、計画的に機能を拡張するという方式が現実的でローリスクです。システム投資の平準化もできますし、社員にしてみれば、今は手作業で大変だが、あと３ヶ月後には楽なるということがわかれば、不満を多少軽減できるのではないでしょうか。今まで述べたように、企業経営のPLAN,DO,SEE のサイクルに合わせてシステムも進化させることが大切です。システム導入にあたっては、これが社内要員で短時間で安くできるシステムを選ぶことが非常に重要だということを覚えておいてください。

	自社ＩＴ設備の自己監査してみませんか	2008/12
	自社でのITに関する現状をチェックしてみませんか。システム担当者、社員の異動、会社のＭ＆Ａなどが発生した場合、必要になります。なお、以下の項目は、IT監査で使われている項目から、どんな会社でも最低限必要と思われる項目をピックアップしたものです。１．システム概要の把握今や、企業経営はＩＴ抜きでは考えられません、しかも、保険ビジネスの環境、システム機器、サービスメニューも日々変化しています。それに対応するためにも、しっかり現状を把握しておくことが重要です。 ①情報システムを運用管理している組織と規定類はありますか？ ②自社で使用しているパソコンやネットワーク機器のシステム構成図があり、すぐ確認できますか？　その機器構成図には型名、メーカー名、連絡先などが記入されていますか？ ③パソコンごとにOSのバージョン、利用しているパッケージソフト（業務アプリケーション、ＭＳ　Word,Excelなど）のバージョンは把握していますか？ ④複数のシステム間でデーター交換を行っている場合、データーの流れと操作方法がわかる資料はありますか？ ⑤インターネット環境として利用している通信回線、プロバイダー会社とサービスメニューを管理していますか？２．IT投資の予算と実績管理経営環境が厳しくなる中、ＩＴへの投資を削減したいところですが、取引会社間との新しい仕組みへの取り組み、社員が増えたり事務所、店舗の拡大に伴い追加の費用が必要になります。　経営計画の項目として忘れずに入れておかなければなりません。 ①中期計画、今年度事業計画に、ＩＴ投資計画が入っていますか？ ②ＩＴ投資に関してガイドライン（売上比率など）はありますか？ ③年度末にＩＴ投資の実績と効果の評価を行っていますか？３．システムの運用に関してシステムは、導入すれば終わりではありません。　システムを利用し業務活動支援、経営管理支援に役立てるためには日々の運用ルール制定とそれに基づいた運用ができているかどうかのチェックが重要になります。 ①個人情報の取扱いについて、社内規定があり定期的に教育していますか？ ②ネットワークセキュリティーについて、保護する機器、サービスの導入はしていますか？ ③ファイルサーバーなどでの社内共有データの保管、利用について運用規定があり守られていますか？ ④社内共有データは、定期的にバックアップを取り保存する運用ルールが業務規定にあり、実施されていますか？ ④システム障害が発生した場合、その記録と対応結果を残していますか？ ⑤利用者から改善要望があった場合、その申請方法がルール化されていますか？　また、それに対応するための審査をする仕組み（組織）がありますか？ ⑥万が一の自然災害発生時、業務復旧、継続させる仕組みを検討、用意していますか？多くの企業では、これら規定集が整備されていないのが現実だと思います。もし、ＩＴの規定集とはどんなものか見たことがない方は、Googleで、"運用管理規定"を検索してみてください、いくつか事例が見つかります。これらを参考に作成してはいかがでしょうか